전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인
최근 IT 기술을 바탕으로 한 전자문서의 활용도가 높아지고 있는 점을 고려하여, 고용노동부에서는 "근로기준법", "전자문서 및 전자거래 기본법" 등 관련 법령을 토대로 전자근로계약서의 작성ㆍ교부ㆍ보전에 관한 가이드라인을 마련하여 2016. 8. 31. 발표하였으며, 그 주요 내용은 다음과 같다.
이번 가이드라인은 전자문서로 근로계약서 작성 시 효력을 안정적으로 인정받기 위한 요건을 담고 있다. 전자계약서의 형식으로는 구인구직사이트의 근로계약서 양식 프로그램 이용한 전자근로계약서, 수기나 한글프로그램으로 작성한 계약서를 사진이나 PDF로 저장한 계약서 등 특별한 제약은 없다. 다만, 계약서에 담아야 할 내용은 근로기준법 제17조 제1항에서 규정한 것과 동일하다. 임금, 소정근로시간, 55조에 따른 휴일, 연차유급휴가, 취업장소와 업무 등을 명시하면 된다.
계약서인 만큼 서명도 필요하다. 애초에 작성단계에서 당사자 서명을 한 후 내용과 서명을 함께 이미지 파일화하거나, 작성 후 전자서명법에 의한 전자서명을 해도 된다.
최종 작성 또는 서명 이후에는 일방 당사자가 임의로 수정할 수 없도록 읽기전용문서(읽기전용 PDF파일, 배포용 HWP 문서, 이미지 파일 등)로 저장하는 것이 좋다. 당사자 일방이 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있는 장치(DRM 워터마크 도입 등)도 마련하면 더 좋다. 아무래도 접근과 변형이 쉬운 인터넷 파일인 만큼, 이런 보장 수단이 확보돼야 한다는 의미다.
이렇게 작성된 계약서는 근로자에게 교부해야 하는데, 종이로 출력해서 전달해도 되고, 어플이나 이메일로도 전달이 가능하다. 수신 여부는 상황에 따라 다르다. 근로자가 특정 방식을 지정한 경우에는 그에 따라 근로자의 서버(메일함 등)에 계약서가 도착하면 된다. 다만, 근로자가 지정한 서버에 보내지 않았더라도, 수신자인 근로자가 확인했다면 받은 것으로 볼 수 있다.
그러나 만약 근로자가 애초에 전자적 형식으로 받는 것을 명시적으로 거부한 경우에는 서면으로 주는 것이 맞다. 또 사용자가 전자근로계약서를 근로자에게 보낸 경우, 해당 근로관계 유지하는 동안은 물론 종료 후 3년까지 보존해야 한다.
※ 보다 자세한 내용은 첨부 파일 참조
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